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Trucs et astuces pour une saine gestion de votre entreprise (Édition 1 de 2)

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La reprise graduelle des activités économiques vous pousse à vous questionner sur les tâches qui doivent être accomplies au quotidien, mais qui sont toujours remises à plus tard? Pour faciliter la poursuite efficace de vos activités commerciales, nous vous proposons une liste de tâches à accomplir avant la fin de cette accalmie.

Relations employeur-employés

En ce qui concerne les relations Employeur-Employés, vous auriez avantage à profiter de l’occasion pour mettre à jour l’ensemble de vos politiques afin d’y inclure celles étant obligatoires en vertu de la Loi et celles qui ont pour objectif de faciliter la gestion de l’entreprise. Notamment, depuis le 1er janvier 2019, les entreprises québécoises doivent mettre en place une politique antiharcèlement au travail.

Aussi, il semble essentiel que chaque entreprise se prémunisse d’une politique relative à l’utilisation des médias sociaux et des autres moyens technologiques. Cette utilisation peut être essentielle dans certains domaines d’activités, mais nuisible à la productivité des employés ou à la réputation de votre entreprise dans d’autres emplois. En fonction de vos besoins, il serait souvent utile de prévoir dans vos politiques internes :

  • L’interdiction de publier tout contenu relatif à l’employeur ou ses partenaires sans leur approbation préalable;
  • L’usage autorisé des réseaux sociaux, le cellulaire ou la tablette sur les lieux de travail;
  • L’énumération non-exhaustive de sanctions possibles en cas de contravention aux politiques de l’entreprise.

Le moment est aussi bien choisi pour réviser l’ensemble des contrats de travail de vos employés et leur rendement en ce que :

  • La description de leurs tâches a peut-être changé;
  • Une évaluation de performance permettra de mesurer leur productivité et identifier les outils servant à améliorer leur efficacité.

gestion administrative et organisationnelle

Une bonne gestion tant administrative qu’organisationnelle requiert une révision périodique de ses pratiques, contrats et procédures. C’est pourquoi nous suggérons, pendant la reprise graduelle des activités de votre entreprise, de se pencher sur les tâches suivantes :

En ce qui concerne les polices d’assurance :

  • Mettre à jour les données du personnel fournies aux termes des polices d’assurances collectives, des conditions et des avantages offerts;
  • Réviser la couverture et l’indemnité payable lors d’un rachat forcé d’actions en cas de décès aux termes des polices d’assurance vie des actionnaires;
  • Dresser une liste à jour des actifs couverts par votre police d’assurance de biens en cas de sinistre.

Pour ce qui est des actifs, fournitures et liquidités :

  • Dresser une liste à jour de l’inventaire qui reflète la valeur réelle des stocks;
  • Réviser les contrats de service, y compris la souscription aux logiciels, auxquels l’entreprise souscrit et valider leur pertinence, leurs dates d’expiration;
  • Réviser le budget prévisionnel ou encore se munir d’un tel budget en vue de mieux cerner les besoins de liquidités selon les différentes périodes de l’année.

« Que ce soit pour la mise à jour des contrats de travail, des politiques de travail, la révision de votre livre de minutes, la mise à jour au REQ, il serait judicieux de prendre le temps de consulter les professionnels de La Boite Juridique afin que ceux-ci vous conseillent adéquatement en fonction de vos besoins. »
La Boîte Juridique

Mise à jour corporative

La présente accalmie constitue également le moment idéal de s’assurer que les informations relatives à votre entreprise sont à jour. Puisque les tiers se fient aux informations apparaissant aux divers registres publics, il est donc important qu’elles reflètent la réalité, par exemple, vous pourriez :

  • Effectuer une visite sur le site du Registraire des entreprises du Québec (REQ) ainsi que sur le site de Corporations Canada afin de valider la liste des actionnaires, des administrateurs, des dirigeants et l’adresse du siège social;
  • Inscrire votre entreprise aux plates-formes en ligne des autorités fiscales (Mon dossier d’entreprise et clicSÉQUR);
  • Vérifier les procurations consenties à des tiers afin de s’assurer qu’elles sont toujours en vigueur ou, au contraire, révoquer celles qui ne sont plus applicables;
  • Vérifier la liste de signataires du compte bancaire de l’entreprise;

• Contacter votre conseiller juridique afin de vérifier que le livre de minutes de votre société est à jour, tant au niveau des résolutions que des registres. Demandez-lui aussi de consulter les sites du Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM) et du Registre foncier afin de valider les inscriptions qui y apparaissent et ainsi éviter de mauvaises surprises lors du renouvellement de vos facilités de crédit.

À suivre dans notre prochaine chronique : Édition 2 de 2 : Trucs et astuces pour une saine gestion de votre entreprise : la gestion fiscale et comptable.

Avertissement : L’information contenue dans cet article, bien qu’elle soit de nature légale, ne constitue pas un avis juridique. Il est suggéré de consulter un professionnel pour des conseils qui sauront répondre à votre situation particulière.

Pour plus d'informations : www.laboitejuridique.ca