Il n’y a pas que le nombre de réunions qu’il faut remettre en question, mais aussi leur durée, leur pertinence et leur dynamisme. Avant même de convoquer une rencontre, demandez-vous si elle est vraiment nécessaire. L’information peut-elle être aussi efficacement véhiculée autrement par un courriel, un communiqué ou même une courte vidéo?

Changez! 

Tous les lundis, l’équipe se réunit pour planifier la semaine. La réunion commence toujours en retard. L’ordre du jour — quand il y en a un — est confus. Certains sont absents, d’autres en profitent pour envoyer des courriels. On passe 45 minutes à discuter d’un cas qui ne concerne qu’un employé. Comme responsable, calculez combien cette réunion coûte en salaire et en perte de productivité et demandez-vous si c’est une dépense justifiée.

Arrivez préparé. Fixez un temps limite (20 minutes, une heure) et respectez ce temps le plus possible. Si c’est une rencontre en présentiel, proposez qu’elle se fasse debout plutôt qu’assise. Maximum : 15 à 20 minutes. Une étude américaine indique qu’une rencontre debout dure 34% moins longtemps qu’assis, génère plus d’idées et de dynamisme.

Limitez le nombre de participants. Le stagiaire n’a peut-être pas besoin d’assister à la rencontre; les employés des services périphériques peuvent être informés des résultats de la rencontre par courriel au besoin.

Soyez bon animateur

Si vous avez le privilège de convoquer une rencontre, vous avez l’obligation morale de la rendre intéressante et productive. Faites prendre vos appels pour ne pas être dérangé. Ayez un ordre du jour clair, réaliste et concis.

Évitez de monopoliser inutilement le temps de tous par un sujet que ne concerne qu’un participant; proposez plutôt d’en discuter après la rencontre, à moins évidemment que la suite de la réunion en dépende. D’ailleurs, il vous faudra faire participer les introvertis, calmer ceux qui prennent trop de place, être attentif aux signaux que vous envoient les participants et parler d’une voix claire et sûre. Prévoyez au besoin un support visuel pour stimuler l’attention de la salle.

Conseil d’expert

La réunionite aiguë est contre-productive et peut même démotiver vos troupes. À titre de gestionnaire, vous êtes le gardien de la productivité de l’équipe et il est de votre devoir de déterminer la pertinence des réunions, leur contenu et durée. Il vous incombe également d’être bien préparé et de les mener rondement, en sollicitant la participation de tous au besoin. Chaque heure passée en réunion est autant de temps où l’employé n’est pas disponible pour vos clients.

Éric Joanisse, CPC, CRHA,  

Vice-président C.L.A. Personnel

Pour plus d’informations : clapersonnel.ca